Die Nebenkosten­abrechnung für Ihre Miet­wohnungen, selbst erstellt

Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen. Für das Kalenderjahr 2025 ist das der 31.12.2026. Danach kann der Vermieter keine Nachzahlung mehr verlangen, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten.

Die App zeigt das Datum im ersten Schritt an und warnt, wenn die Frist abgelaufen ist. Rechnen Sie den Postweg mit ein.

Fundstelle: § 556 Abs. 3 Satz 2 und 3 BGB

• den Mietvertrag: welche Kosten umgelegt werden und nach welchem Schlüssel
• alle Rechnungen und Bescheide des Jahres, zum Beispiel Grundsteuer, Wasser und Abwasser, Müllabfuhr, Versicherungen, Hauswart, Gartenpflege, Strom für Treppenhaus und Außenbeleuchtung
• bei Zentralheizung oder Fernwärme die Brennstoff- oder Wärmerechnung, möglichst mit Angaben zu CO2-Ausstoß und CO2-Kosten
• Zählerstände zu Beginn und Ende des Zeitraums, bei Mieterwechsel auch zum Auszug
• Wohnflächen, bei Umlage nach Personen die Personenzahl
• Ein- und Auszugsdaten und die vereinbarten monatlichen Vorauszahlungen
• Ihre Bankverbindung für Nachzahlungen

Betriebskosten trägt der Mieter nur, wenn das im Mietvertrag vereinbart ist. Welche Kostenarten Betriebskosten sind, zählt die Betriebskostenverordnung in 17 Nummern auf, von der Grundsteuer bis zu den sonstigen Betriebskosten. Keine Betriebskosten sind Verwaltungskosten und Kosten für Instandhaltung und Instandsetzung, also zum Beispiel Reparaturen.

Fundstelle: § 556 Abs. 1 BGB, § 2 BetrKV, § 1 Abs. 2 BetrKV

Haben Sie im Mietvertrag nichts anderes vereinbart, werden Betriebskosten nach dem Anteil der Wohnfläche umgelegt. Kosten, die von einem erfassten Verbrauch abhängen, etwa Wasser mit Wohnungszählern, sind nach einem Maßstab umzulegen, der dem unterschiedlichen Verbrauch Rechnung trägt. Bei einer vermieteten Eigentumswohnung gilt ohne andere Vereinbarung der Schlüssel, nach dem die Kosten zwischen den Wohnungseigentümern verteilt werden.

Fundstelle: § 556a Abs. 1 und 3 BGB

Bei einer zentralen Heizungsanlage sind mindestens 50 und höchstens 70 Prozent der Kosten nach dem erfassten Verbrauch zu verteilen, der Rest nach Fläche. Für zentrales Warmwasser gilt das genauso. Diese Regeln gehen dem Mietvertrag vor; ausgenommen sind Gebäude mit nicht mehr als zwei Wohnungen, von denen der Vermieter eine selbst bewohnt.

Wird entgegen der Verordnung nicht nach Verbrauch abgerechnet, darf der Mieter seinen Anteil um 15 Prozent kürzen. Die App weist Sie darauf hin, wenn Zähler oder Zählerstände fehlen.

Fundstelle: § 7 Abs. 1, § 8 Abs. 1, § 2 und § 12 Abs. 1 Satz 1 HeizkV

Kann der Verbrauch wegen eines Geräteausfalls oder aus anderen zwingenden Gründen nicht ordnungsgemäß erfasst werden, ist er auf einer vergleichbaren Grundlage zu ermitteln: nach dem Verbrauch in vergleichbaren Zeiträumen, nach dem Verbrauch vergleichbarer anderer Räume oder nach dem Durchschnittsverbrauch des Gebäudes oder der Nutzergruppe. Der ermittelte Wert tritt an die Stelle des erfassten. Betrifft das mehr als 25 Prozent der Fläche, werden die Kosten ausschließlich nach den Maßstäben für die übrigen Kosten verteilt, in der Regel nach Fläche.

In der App melden Sie den Ausfall im Schritt Zählerstände, tragen den Grund ein und wählen, wie geschätzt wird. Das Schreiben erklärt dem Mieter die Schätzung.

Fundstelle: § 9a Abs. 1 und 2 HeizkV

Bei Wohngebäuden richtet sich die Aufteilung nach dem CO2-Ausstoß des Gebäudes pro Quadratmeter Wohnfläche und Jahr. Unter 12 kg trägt der Mieter die CO2-Kosten allein, ab 52 kg trägt der Vermieter 95 Prozent. Dazwischen steigt der Anteil des Vermieters in Stufen von je 5 kg um 10 Prozentpunkte.

Der Vermieter muss in der Heizkostenabrechnung den Anteil des Mieters, die Einstufung des Gebäudes und die Berechnungsgrundlagen ausweisen. Fehlt das, darf der Mieter seinen Anteil an den Heizkosten um 3 Prozent kürzen.

Fundstelle: Anlage zu §§ 5 bis 7 CO2KostAufG, § 7 Abs. 3 und 4 CO2KostAufG

Kostenlos ist alles bis zum Ergebnis am Bildschirm, für beliebig viele Objekte, dazu die Datensicherung und das Beispielhaus samt PDF. Von Ihren eigenen Abrechnungen sehen Sie eine PDF-Vorschau mit Wasserzeichen. Die Vollversion liefert die Schreiben ohne Wasserzeichen zum Drucken und Teilen, als Jahresabo für 14,99 € oder als Einmalkauf für 39,99 €.

Nur auf Ihrem Gerät. Es gibt kein Konto und keinen Server, an den die App etwas schickt. Ein Schreiben verlässt das Gerät nur, wenn Sie es selbst teilen oder drucken.

In den Einstellungen erstellen Sie eine Sicherungsdatei und bewahren sie auf, wo Sie möchten, etwa auf einem USB-Stick. Mit ihr stellen Sie alles wieder her, auch auf einem neuen Gerät. Eine laufende Synchronisation zwischen mehreren Geräten gibt es nicht.

Nein. Die Rechenregeln sind gegen die Gesetzestexte geprüft, mehr nicht. Ihr Mietvertrag kann Besonderheiten enthalten, die die App nicht kennt. Bei Fragen zu einem Sonderfall hilft ein Eigentümerverein oder eine Anwältin oder ein Anwalt für Mietrecht.

Auf iPhone, iPad und Mac sowie auf Android-Geräten. Auf großen Bildschirmen sehen Sie die Schritte als Liste neben der Eingabe. Die App folgt der eingestellten Schriftgröße; auf Mac und iPad lässt sie sich auch mit der Tastatur bedienen.